Jaki jest koszt niszczenia dokumentów?
W pierwszej kolejności pytasz o cenę niszczenia dokumentów? Nie ma w tym nic dziwnego – optymalizacja kosztów to właśnie jeden z powodów, dla którego zleca się to zadanie zewnętrznemu podmiotowi. Dlaczego? Bo pozwala to na oszczędności nawet na poziomie 30%. Wszystko dzięki temu, że nie musisz wyposażać firmy w kosztowny sprzęt specjalistyczny, płacić za jego utrzymanie i naprawy, organizować przestrzeni, szkolić pracowników i płacić za czas, który będą poświęcać na niszczenie dokumentów.
Pamiętaj jednak, że najtańsza usługa nie zawsze oznacza najniższych wydatków w długofalowej perspektywie. Dlaczego?
Po pierwsze, podstawowa cena, która została podana, nie zawsze uwzględnia wszystkie koszty. Zweryfikuj, czy na pewno obejmuje ona np. dostarczenie pojemników, które zabezpieczą je przed nieautoryzowanym dostępem.
Po drugie, sprawdź, jak wygląda stosunek ceny do jakości usługi – np. poprzez weryfikację opinii o danej firmie. Czasami wybór nieco bardziej kosztownej opcji przekłada się na wyższy poziom bezpieczeństwa danych czy ich sprawniejsze przetworzenie.
Pominięcie sprawdzenia doświadczenia firmy w zakresie utylizacji dokumentów
Jaki jest profil działalności firmy, której powierzasz niszczenie dokumentów? Czy koncentruje ona działalność na archiwizacji i utylizacji danych, czy jest to dla niej usługa dodatkowa? Jeżeli wybierasz partnera, dla którego niszczenie dokumentów to poboczne zajęcie, jakość wyświadczonych przez niego usług może nie spełnić oczekiwań.
Lepiej wybrać przedsiębiorstwo, które skupia się na kompleksowym przetwarzaniu dokumentów, np. Destroy — firmę z powodzeniem działająca na polskim rynku od 2001 roku. Posiada ona odpowiednie know-how, aby zastosować właściwe procedury w odniesieniu do różnych typów danych wymagających utylizacji.
Niezweryfikowanie certyfikatów ISO
Jeżeli nie sprawdzisz, czy potencjalny usługodawca działa w oparciu o ogólnie przyjęte standardy, nie masz pewności, że utylizacja akt będzie wykonana zgodnie z przepisami.
Niszczenie dokumentów wymaga przestrzegania określonych procedur i zasad wynikających m.in. z rozporządzenia RODO. Odnoszą się one np. do sposobu zabezpieczania danych przed ich utylizacją, a także klasy stosowanej niszczarki. Firma, z którą chcesz nawiązać współpracę, powinna móc potwierdzić spełnianie tych wymogów.
Taki podmiot bezwzględnie musi działać z zachowaniem normy ISO 27001 związanymi z zarządzaniem bezpieczeństwem informacji, a także stosować standardy jakości ISO 9001. Jeżeli interesuje Cię zgodne z tymi standardami niszczenie dokumentów Opole, Destroy sprosta tym wymogom.
Niesprawdzenie sposobu odbioru dokumentacji
To, w jaki sposób firma, która będzie niszczyć dokumentację, odbierze ją z Twojej siedziby, ma znaczenie. Jeżeli transport odbędzie się przypadkowym pojazdem, a pracownicy wyniosą akta w zwykłych kartonach – bardzo łatwo może dojść do ich wykradzenia czy zaginięcia.
Dlatego sprawdź, czy usługodawca dostarczy zamykane na klucz pojemniki i wykorzysta pojazdy z monitoringiem GPS. Takie środki gwarantują, że poufne dane nie wyciekną ani nie zostaną utracone. Jeżeli potrzebna Ci utylizacja dokumentów Oleśnica – upewnij się, że podmiot, z którym podejmujesz współpracę, je stosuje.
Na koniec sprawdź też, czy wybrana firma wystawia certyfikat zniszczenia dokumentów. Będzie on przydatny m.in. podczas kontroli RODO.
